Bir talebin incelenmesi için gereken tanımlayıcılar, bağlam ve yeni bilgilerle izlenebilir bir takip mesajı göndermeye yönelik odaklanmış bir rehber.
İlk bağlamı bir arada tutun
Mümkün olduğunda ilk e-posta veya mesaj dizisinden yanıt verin. İlk iletişiminizin tarihini, kullandığınız kanalı ve ilk sorunun kısa bir açıklamasını belirterek başlayın. Bir referans veya bilet numarası aldıysanız, ekranda göründüğü şekliyle aynen ekleyin. Herhangi bir referans verilmediyse referans uydurmayın.
Sorunla eşleşen tanımlayıcıları ekleyin
Bir siparişle ilgili soru için sipariş numarasını ve ödeme sırasında kullanılan e-posta adresini sağlayın. SEWARD İletişim sayfası özellikle her ikisini de ister. Bir ürünle ilgili soru için ürün adını veya ürün sayfasının bağlantısını ekleyin ve doğrulanmasını istediğiniz ayrıntıyı belirtin. Teslimatla ilgili endişeler için mevcutsa en son takip durumunu veya ilgili gönderi bildirimini ekleyin. Bu bilgiler, gereksiz kişisel bilgiler gerektirmeden durumunuzu başka bir talepten ayırt etmeye yardımcı olur.
Nelerin değiştiğini ve neye ihtiyacınız olduğunu açıklayın
Yeni bilgileri daha önce gönderilmiş bilgilerden ayırın. Örneğin yeni bir hata mesajını, değişen sipariş durumunu, ek bir paket hareketini veya beklenen bir adımın geçtiği tarihi belirtin. Ardından ödemenin eşleştirilip eşleştirilmediği, gönderimin yapılıp yapılmadığı veya sırada hangi işlemin gerektiği gibi tek ve açık bir soru sorun.
Yalnızca bu soruyu yanıtlamaya yardımcı olacak materyalleri ekleyin. Aynı büyük görsel koleksiyonunu tekrar tekrar göndermekten kaçının. İlgili bir ekran görüntüsü veya hassas bilgileri gizlenmiş bir makbuz yararlı olabilir; ancak kart ya da hesap numaralarının tamamını, ilgisiz işlemleri, parolaları, güvenlik kodlarını ve doğrulama kodlarını gizleyin. Müşteri hizmetlerinden mevcut durumu ve uygulanabilir bir sonraki adımı onaylamasını isteyerek bitirin; sonuç yine gerçek sipariş veya taleple ilgili kayıtlara bağlıdır.